아무도 알려주지 않는 시설/기관 재무회계규칙(2)

사회복지시설 또는 장기요양기관 초보 원장님들에게 아무도 알려주지 않는 재무회계규칙 두 번째 포스팅입니다. 처음 시설이나 기관을 설립하여 운영하다 보면 요양원, 주간보호, 재가시설 등 복지시설 고유의 업무를 하느라 재무회계규칙은 신경 쓸 겨를이 없어서 초창기에는 회계처리 오류가 많이 발생합니다. 

지난번 포스팅한 2023.06.03 - [재무회계규칙] - 아무도 알려주지 않는 시설/기관 재무회계규칙(1)의 내용도 참고하시고 두 번째 포스팅도 꼼꼼히 읽어 운영에 참고하시 바랍니다.

 

< 목   차 >
1. 시설/기관 대표자에게도 급여와 퇴직금을 지급해도 될까?
2. 퇴직적립금은 반드시 퇴직연금으로 가입해야 할까?
3. 시설/기관의 직원이 입소자가 수납한 식재료비로 식사해도 될까?
4. 시설.기관의 자동차 유지비 회계 처리 방법은?
5. 시설/기관의 운영비 지출 방법은?
6. 마무리

1. 시설/기관 대표자에게도 급여와 퇴직금을 지급해도 될까?

원칙적으로 급여와 퇴직금을 지급할 수 없습니다. 인건비는 시설에 종사하는 직원에게 지급해야 하고 대표자는 시설 종사자가 아니기 때문에 인건비 지급 대상이 아닙니다. 단, 대표자가 시설장이나 다른 직책을 갖고 상근하여 근무하는 경우에는 급여는 지급할 수 있습니다만, 퇴직금은 직책을 갖고 있더라도  퇴직금을 적립해서 지출할 수 없습니다.

2. 퇴직적립금은 반드시 퇴직연금으로 가입해야 할까?

시설/기관 재무회계규칙에는 "퇴직급여"의 종류 및 방법 등에 대해서는 정하고 있지 않고 있으며 「근로자퇴직급여보장법」에 따라 퇴직금 또는 퇴직연금제도 중 하나 이상을 설정하여야 합니다.

 

은행 적금, 연금보험 등 적립식 보험,  DC형 퇴직연금 방법 중에서 퇴직금을 적립한다고 하면 퇴직연금제도(특히 DC형)에 가입하여 처리하는 것을 권고합니다. DC형 퇴직연금제도는 금융기관에 정기적으로 퇴직금을 적립함으로 써 매년 퇴직금을 정산하는 효과가 있고 금융기관에 예치된 종사자별 퇴직금계좌는 본인들이 관리· 운용함으로써 대표자인 원장님들은 퇴직금에 대해서 신경 쓸 필요가 없습니다. 

퇴사한 직원에 대한 퇴직금지급과 원천세 신고 등 제반 업무는 예치한 금융기관에서 처리하기 때문입니다. 단점이라면 적립된 퇴직연금에 대한 일정액의 수수료를 지불해야 합니다.

 

 그리고 1년 미만 근무자가 퇴사하면 그동안 적립된 퇴직금을 운영비통장으로 환입하고 그동안 퇴직적립금으로 지출결의한  회계처리를 여입( - 지출결의) 처리해야 하는데 DC형 퇴직연금은 금융기관에서 시스템적으로 운영비통장으로 입금해 주는데 비해 은행에 적금으로 적립하든 연금보험 등 적립식 보험으로 적립하든 1년 미만 근무자가 퇴사하더라도 부분해지하거나 해서 운영비통장에 입금할 수 없습니다. 재무회계규칙상 퇴직적립금을 운영비통장에 환입하고 여입(-지출결의) 처리해야 하는 원칙에 위배되고 인건비비율 계산에서 퇴직적립금이 이중으로 지출된 결과를 초래하는 것입니다. 

 

특히 연금보험 등 적립식 보험은 직원에게 퇴직금 지급 사유가 발생할 때  해약할 수 없고 해약을 하면 손해를 보는 상품 특성상 퇴직적립금 방법으로 가장 적합하지 않습니다.

3. 시설/기관의 직원이 입소자가 수납한 식재료비로 식사해도 될까? 

시설이나 기관의 재무회계규칙상 직원들의 식사비(보통 점심식대)는 직원들이 별도 수납하여 식재료를 구입하여 입소자 식재료와 구분하여 관리하도록 하고 있습니다. 직원식대는 직원에게 별도로 수납을 받거나 급여지급 시 공제하는 방법으로 직원식재료비 관리를 할 수 있으며 또한 시설이나 기관에서 직원식대를 지원할 수 있습니다.

 

직원들이 수납하거나 급여공제 또는 시설이나 기관에서 직원식대를 지원한다고 할 때 회계처리는 아래와 같이하면 됩니다. 단, 직원들이 도시락을 싸가지고 와서 식사를 한다는 것이 지자체에서 인정을 하면 별도 회계처리는 필요 없습니다.

 

가. 직원에게 식대비를 수납받는 경우

      (세입) 직원식재료비수입 수입결의  / (세출) 생계비 지출결의

 

나. 급여지급 시 직원식대를 공제하는 경우

      1단계 :  (세출) 급여 지출결의  / (세입) 직원식재료비수입 수입결의   

      2단계 :  (세출) 생계비 지출결의

 

다. 시설이나 기관에서 식대비를 지원하는 경우

      1단계 :  (세출) 기타 운영비 지출결의  / (세입) 직원식재료비수입 수입결의   

      2단계 :  (세출) 생계비 지출결의

 

재무회계규칙 Q&A

4. 시설/기관의 자동차 유지 비용 회계 처리 방법은? 

차량비(차량유류대, 차량정비유지비, 차량소모품비 등) 지출은 사전에 사회복지시설정보시스템(W4C)에 등록한 차량을 업무에 사용한 경우에만 가능합니다. 차량비를 지출하기 위해서는 차량 운행일자, 운전자, 운행시간, 주행거리 등이 포함된 차량운행일지를 작성해서 보관해야 합니다.  요약하면 업무용 차량으로 등록하고 차량운행일지를 쓴 경우에는 운영비에서 차량유지비를 지출할 수 있다는 의미입니다. 엄격한 의미로 말하면 단순 출퇴근용 차량은 차량등록을 하고 운행일지를 쓴다고 하더라고 차량유지비로 사용하면 안 될 것으로 판단됩니다.

 

차량등록 대상은 실제업무에 사용하는 차량을 등록해야 합니다. 기관명의 또는 대표자명의(법인은 법인명의)인 경우 등록할 수 있습니다.  그 외 명의 차량인 경우 기관대표와 사용권(사용대차, 임대차 계약)을 한 경우 등록할 수 있습니다. 

다만, 영업용(택스, 버스)의 경우 등록 할 수 없습니다. 일부 지차체에서는 시설이나 기관의 대표자명의로 차량을 등록하여 차량유지비를 지출한 경우 부인하여 환수하는 경우가 있으므로 대표자 명의보다는 기관명의로 등록할 것을 권고합니다.

5. 시설/기관의 운영비 지출  방법은? 

운영비 지출 시 가장 기본적인 방법은 체크카드를 사용하거나 온라인 계좌이체 방법으로 지출할 수 있습니다. 부득이 약간의 현금(100만 원 한도)을 출금해서 사용하는 것도 가능은 하지만 권고하는 방법은 아닙니다. 현금을 관리한다면 현금관리대장을 작성해서 보관해야 하고 증빙서류도 꼼꼼히 챙겨 두시기를 권고합니다.  

 

신용카드 사용은 가능합니다. 신용카드 관리 대장을 작성해서 신용카드 수불 관리를 철저히 하고 시설/기관의 비용 지출 시만 사용해야 합니다. 시설의 운영자금이 부족할 때 신용카드를 사용하면 현금 차입보다는 유용할 수 있습니다만 통상 신용카드 결제 후 카드대금 인출은 1개월 후에 이루어지기 때문에 카드영수증 관리가 중요합니다. 

 

참고로 신용카드 사용 시 회계처리 방법은 2가지로 할 수 있는데 시설이나 기관의 판단하에 사용하면 됩니다만 실무를 해본 경험으로는 가항의 방법으로 하는 게 편리할 수 있습니다.

 

  가. 카드 결제일이 아닌 실제로 카드대금이 출금된 날로 지출결의(관항목 계정 분리 지출 결의)

     [2023년 4월 15일 ~ 2023년 5월 14일까지 사용 / 2023년 6월 25일에 통장출금]  ☞  지출결의일자 6월 25일

 

  나. 차변 미지급금(거래처-신용카드번호로 계좌선택) / 대변 보통예금(거래처-실제 결제된 계좌)

6. 마무리 

초보 원장님들이 알아야 할 내용들을 정리해 보았습니다. 몇 가지 내용을 다시 한번 말씀드리면  1년 미만 근무자가 퇴사하면 그동안 적립된 퇴직금을 운영통장으로 환입하고 퇴직적립금 여입(-결의서) 처리해야 합니다. 그런데 은행적금이나 보험에 가입한 경우는 이런 절차가 잘 이루 지지 않기 때문에 퇴직금 적립 시 신중히 선택해야 합니다.

 

그리고 자동차 비용을 지출하려면 차량을 등록하고 차량운행일지를 쓰지만 단순 출퇴근용 등 사적으로 사용한 경우는 절대 차량유지비를 지출해서는 안됩니다.

 

직원식재료비 수입은 도시락을 싸와서 먹는 경우가 아니라면 수납이든 급여공제등 시설 지원이든 어떤 방법을 쓰더라고 반드시 회계처리하기를 하시기 바랍니다.